I certificati di stato civile e di anagrafe sono rilasciabili unicamente se richiesti da soggetti diversi da: Pubbliche Amministrazioni, Gestori di pubblici servizi o se richiesti per documenti da presentare all'estero. Viceversa, se il certificato deve essere presentato ad una Pubblica Amministrazione o ad un gestore di pubblico servizio si deve utilizzare l'autocertificazione. Infatti dal 1° gennaio 2012, con l'entrata in vigore dell'art. 15 della legge 183/2011, nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e con i Gestori di Pubblici Servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di certificazione.

L'intestatario della certificazione richiesta deve avere il proprio atto (nascita, matrimonio, morte) iscritto o trascritto nei registri di stato civile del Comune di Barberino Val d’Elsa.
Il richiedente può essere persona diversa dall’intestatario, tranne nei seguenti casi in cui la richiesta deve essere accompagnata da delega dell’intestatario della certificazione e dalla copia del documento di identità del richiedente e dell’intestatario:
1.    per le copie integrali degli atti  (1)
2.    per gli estratti di nascita con generalità (con l’indicazione dei nomi dei genitori)
3.    per i plurilingue di nascita (contengono l’indicazione dei nomi dei genitori)
(1)  il rilascio delle copie integrali degli atti a soggetti diversi dall’intestatario è consentito solo su istanza motivata comprovante l’interesse personale e concreto del richiedente ai fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovvero decorsi settanta anni dalla formazione dell’atto (art. 177, comma 3, Codice privacy)
Nei suddetti tre casi, qualora l’intestatario sia minorenne, la richiesta deve essere presentata da uno dei genitori o da chi ne esercita la tutela.

I certificati e gli estratti di stato civile sono esenti da qualsiasi diritto e pertanto sono gratuiti.