La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà consiste in una libera dichiarazione (di cittadino italiano o comunitario) riguardante stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato e per i quali non è prevista la dichiarazione sostitutiva di certificazione. E' resa nell'interesse proprio del dichiarante e può riguardare anche stati, qualità personali, fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
Il dichiarante sottoscrive la dichiarazione davanti al dipendente dell'Ente che la riceve oppure può inviarla, dopo averla sottoscritta, per pec, posta, fax o tramite terza persona con allegata fotocopia del documento di identità del dichiarante.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà non necessita di autentica di firma, a meno che:

• debba essere presentata a soggetti privati (ad esempio banche, assicurazioni);
• riguardi la riscossione da parte di soggetti diversi dall'interessato di benefici economici (riscossione di pensioni, contributi, etc).

Se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a pubbliche amministrazioni o a gestori privati di pubblico servizio, la firma non deve essere autenticata ma deve essere apposta in presenza dell'addetto a riceverla oppure presentata o inviata allegando copia del documento di identità.
L'autentica della sottoscrizione consiste nell'attestazione di un pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza, dopo essersi accertato dell'identità della persona che sottoscrive.
Il contenuto delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rimane in capo al dichiarante, l'ufficiale che autentica la firma si limita ad autenticare la sottoscrizione verificando che il contenuto del testo riguardi stati, qualità personali o fatti come sopra riportato.

La dichiarazione deve essere sottoscritta in presenza del dipendente addetto a riceverla oppure si trasmette, allegando copia di un documento di identità del dichiarante, via posta, fax o e-mail (in quest'ultimo caso è necessaria la firma digitale o pec).
Se la dichiarazione è da presentare alle pubbliche amministrazioni ai fini della riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc.) o ai privati che lo consentono, la firma deve essere autenticata.

Coloro che intendono rilasciare dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà devono essere maggiorenni.
Per i minori, la dichiarazione va sottoscritta dal genitore esercente la potestà o dal tutore; per gli interdetti, la dichiarazione va sottoscritta dal tutore; per gli inabilitati e per i minori emancipati, la dichiarazione deve essere sottoscritta dall'interessato con l'assistenza del curatore.
La dichiarazione di chi non può firmare è raccolta dal dipendente incaricato previo accertamento dell'identità del dichiarante.

Anche i cittadini stranieri possono rendere tale dichiarazione nei casi seguenti:

• per i cittadini appartenenti all'Unione Europea alle stesse condizioni dei cittadini italiani;
• per i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione Europea, regolarmente soggiornati in Italia, purché essa riguardi stati, fatti o qualità personali attestabili da enti pubblici italiani.

La dichiarazione sostitutiva non autenticata è gratuita.
Per la dichiarazione sostitutiva autenticata il costo è di € 16,00 (marca da bollo).

Il termine del procedimento è immediato

Si può usare la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per dichiarare:​

• stati, fatti e qualità personali, a diretta conoscenza dell'interessato, non compresi nell'elenco dei casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione
• stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia conoscenza diretta

La dichiarazione può riguardare anche la conformità all'originale della copia di:

• atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• pubblicazioni;
• titoli di studio o di servizio;
• documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

La dichiarazione non può contenere:

• dichiarazioni di impegno con le quali si manifesti la volontà di fare o non fare qualcosa in futuro;
• manifestazioni di volontà future;
• una procura, anche se il destinatario finale è una Pubblica Amministrazione (è, invece, ammessa per le deleghe al ritiro di atti presso Pubbliche Amministrazioni che non comportano modifiche nella sfera giuridica nè del delegante nè del delegato).

Validità:
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà sono valide finchè non mutano i fatti oggetto di dichiarazione.

D.P.R. 445/2000